Собственник уехал на две недели. Ресторан работал, но сколько денег заработал?

Владелец ресторана впервые за долгое время решил взять полноценный отпуск. Перед отъездом передал текущие вопросы управляющему, проверил графики сотрудников и договорился, что по важным ситуациям ему будут звонить.

Две недели прошли спокойно.

Ресторан открывался вовремя, гости приходили, ежедневная выручка оставалась на привычном уровне. Управляющий регулярно сообщал, что всё нормально.

Но после возвращения собственник обнаружил неприятную вещь: ресторан действительно работал самостоятельно, только финансовый результат оказался хуже ожидаемого.

Это собирательная история, а не описание конкретного заведения. Но для ресторанного бизнеса ситуация вполне характерная.

Выручка осталась прежней, а расходы выросли

Разбирая результаты двух недель, собственник заметил дополнительные затраты на персонал.

В одной из смен заболел повар, пришлось вызывать другого сотрудника. В выходные команда задержалась после закрытия, чтобы закончить работу.

Управляющий действовал разумно. Останавливать кухню из-за отсутствия повара было бы гораздо хуже.

Но дополнительные расходы никто не сопоставлял с финансовым результатом смен.

Похожая ситуация возникла с продуктами. Основной поставщик задержал доставку, и управляющий закупил необходимое сырьё у другой компании по более высокой цене.

Блюда продолжали продаваться по прежней стоимости. Гости не заметили изменений, а ресторан стал оставлять меньше денег с каждого заказа.

Затем обнаружились скидки, которые администраторы предоставляли посетителям из-за задержек на кухне.

Каждая ситуация имела объяснение. Но все вместе они постепенно уменьшали прибыль.

Сколько могут стоить две недели без финансового контроля?

Возьмём условный пример.

Ресторан за 14 дней получил 1 400 000 рублей выручки. Продажи соответствовали плану.

При обычной структуре затрат после всех расходов ресторан рассчитывал получить 140 000 рублей прибыли.

Но в течение этих двух недель появились дополнительные расходы: 25 000 рублей на переработки и замены сотрудников, 18 000 рублей из-за более дорогих закупок и 12 000 рублей на дополнительные списания и компенсации гостям.

Всего — 55 000 рублей.

Если остальные показатели не изменились, вместо ожидаемых 140 000 рублей ресторан получил 85 000 рублей прибыли.

Выручка не упала ни на рубль, но плановая прибыль сократилась почти на 40%.

Это условный расчёт, однако он показывает важную особенность ресторанного бизнеса: по кассовому отчёту можно не заметить ухудшения экономики.

Управляющий выполнил главную операционную задачу — ресторан не остановился. Но контроль затрат оказался недостаточным.

Почему проблема не обязательно в управляющем

Я бы не спешил обвинять руководителя заведения.

Если управляющему поставили задачу обеспечить работу ресторана, он будет прежде всего решать вопросы кухни, персонала и обслуживания гостей.

Когда собственник оценивает его работу исключительно по выручке и отсутствию жалоб, финансовая эффективность может остаться на втором плане.

Поэтому важно заранее определить не только полномочия управляющего, но и показатели, за которые он отвечает.

Например, если выросли закупочные цены, руководитель должен понимать, как это повлияет на себестоимость основных блюд. Если потребовались дополнительные сотрудники, стоит оценить, насколько расходы оправданы загрузкой.

При этом управляющий не обязан спрашивать разрешение собственника на каждую мелочь. Иначе предприниматель просто продолжит руководить рестораном из отпуска.

Как контролировать прибыль, не находясь в ресторане

За более чем 20 лет работы в ресторанном бизнесе я убедился, что ежедневного отчёта по выручке недостаточно.

Собственнику полезнее получать короткую информацию о существенных отклонениях: почему выросли расходы, какие внеплановые закупки пришлось сделать, откуда появились списания и как это повлияло на результат.

Не обязательно создавать сложную систему из десятков таблиц.

Важнее, чтобы у каждого существенного изменения была понятная причина, а руководитель мог объяснить принятое решение.

Тогда собственник не вмешивается в обычную работу заведения, но сохраняет контроль над его экономикой.

Главный вывод

Ресторан может успешно работать без постоянного присутствия владельца и одновременно постепенно терять прибыль.

И проблема здесь не в самом отпуске.

Пока собственник ежедневно находится в заведении, он часто замечает отклонения лично. Но если система контроля существует только благодаря его присутствию, самостоятельного управления фактически ещё нет.

Настоящая самостоятельность ресторана — это не только стабильная выручка без собственника, но и понятный финансовый результат, за который команда умеет отвечать.

Именно такую систему стоит строить, если предприниматель хочет владеть бизнесом, а не постоянно подменять собой управляющего.